Huishoudelijk regelement

HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE STADSRAAD MEDEMBLIK

Artikel 1
lid 1 –  basis voor het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement van de stichting stadsraad Medemblik, hierna ‘stadsraad’ te noemen,  betreft de nadere uitwerking van de statuten van die stichting, zoals in de artikel  3, lid 7 en artikel 10 van die statuten bedoeld. Een bepaling in het huishoudelijk reglement mag op straffe van nietigheid niet strijdig zijn met de wet of de statuten van de stichting stadsraad zoals die op 26 oktober 2007 te Medemblik zijn verleden.

lid 2 –  aanvulling en wijziging van het huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en kan uitsluitend worden aangevuld of gewijzigd op voorstel van het bestuur en na een in de stadsraad genomen besluit. Voorstellen tot aanvulling of wijziging van het huishoudelijk reglement, dienen schriftelijk bij de secretaris van de stadsraad te worden ingediend. De secretaris draagt zorg voor agendering in de volgende geplande vergadering van de stadsraad. Een besluit tot aanvulling of een wijziging van het huishoudelijk reglement moet met algemene stemmen worden genomen in een vergadering waarin alle bestuursleden van de stadsraad aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

De stadsraad, de bestuursleden en het dagelijks bestuur

Artikel 2
lid 1 – samenstelling stadsraad en haar bestuur

De stadsraad bestaat uit het oneven aantal van 9 leden van bestuur, waarbinnen 2 of 3 leden het dagelijks bestuur van de stadsraad vormen. Het aantal leden kan, op voorstel van het dagelijks bestuur en met algemene stemmen van de in functie zijnde bestuurders, worden uitgebreid tot een maximum van 13 bestuursleden. Het aantal blijft echter altijd oneven.

lid 2 – woonplicht

Alle bestuursleden van de stadsraad dienen woonachtig te zijn in de stadskern Medemblik.

lid 3 – representatieve afspiegeling van de bevolking

Het dagelijks bestuur draagt er in de selectie en de kandidaatstelling van bestuursleden van de stadsraad zorg voor dat de stadsraad als geheel een representatieve afspiegeling is van de bevolking van de stadskern Medemblik.

lid 4 – het dagelijks bestuur

Uit hun midden kiezen de leden van de stadsraad het dagelijks bestuur dat bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en die van penningmeester kunnen  worden gecombineerd, zoals in lid 1 bedoeld en zoals dat in de statuten is voorzien. Als eerste dagelijks bestuur van de stichting stadsraad Medemblik fungeren de drie personen zoals die in de notariële akte bij de oprichting van de stichting stadsraad op 26 oktober 2007 zijn genoemd .

lid 5 – kandidaatstelling bestuursleden

Melding van de kandidaatstelling van een bestuurslid van de stadsraad, door tussenkomst van een de bestuursleden of na een binnengekomen sollicitatie, vindt plaats door tussenkomst van de secretaris die daarvan schriftelijk mededeling doet bij de aankondiging van de eerstvolgende vergadering van de stadsraad.

lid 6  – rooster van aftreden

Teneinde een gelijkmatige wisseling van de leden van het bestuur de stadsraad en het uit hun midden gekozen dagelijks bestuur te bewerkstelligen, wordt een rooster van aftreden opgesteld. In principe treden alle leden van bestuur de stadsraad na 4 jaar af en kunnen zij zich voor een nieuwe periode van 4 jaar kandidaat stellen. De stadsraad beslist bij een gewone meerderheid van stemmen over het al of niet aanblijven van een lid van de stadsraad voor een nieuwe periode.

lid 7  – ontslag op verzoek, bij ongeschiktheid, aanvaarding politieke functie of disfunctioneren

Het bestuur van de stadsraad ontslaat een bestuurslid:
a. Op verzoek van betrokkene. Het verzoek daartoe dient tevoren schriftelijk te worden ingediend;
b. Wanneer door ziekte of gebreken blijvende ongeschiktheid ontstaat de functie te vervullen;
c. Bij aanvaarding van een partijpolitieke functie;
d. Bij een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak c.q. veroordeling voor een misdrijf;
e. Bij gebleken disfunctioneren.
Het ontslag van een bestuurslid van de stadsraad op zijn of haar eigen verzoek, gaat een maand
na ontvangst van het schriftelijk verzoek in of zoveel eerder als in een vergadering van de stadsraad een opvolger is benoemd.
Vergaderingen van de stadsraad, besluitvorming en werkzaamheden

Artikel 3
lid1 – vergaderfrequentie

Het (dagelijks) bestuur van de stadsraad komt tenminste 10 keer per jaar bijeen.  De openbare vergaderingen van de stadsraad worden tenminste 4 keer per jaar gehouden. Alle leden van stadsraad verplichten zich te streven naar aanwezigheid of vertegenwoordiging op de openbare vergaderingen en nemen in persoon op jaarbasis tenminste aan 7 vergaderingen van de stadsraad deel.
lid 2 – tussenbesluiten

Ter nadere regeling van artikel 6 lid 3 en 4 van de statuten van de stichting stadsraad is het dagelijks bestuur, ook buiten vergaderingen, bevoegd tot het nemen van een voorlopig tussenbesluit. Voor het nemen van een dergelijk besluit kunnen overige leden van het bestuur ad hoc worden uitgenodigd of op eigen initiatief aanwezig zijn. Een dergelijk voorlopig genomen besluit dat tussen twee geplande stadsraad vergaderingen door in het dagelijks bestuur is genomen, wordt in de eerst daarop volgende vergadering aan de overige bestuursleden bekend gesteld, waar nodig nader toegelicht en vastgesteld.

lid 3 – verantwoordelijkheden dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het vastleggen,communiceren en het uitvoeren van de besluiten van de stadsraad, zoals die ten finale door de secretaris in de goedgekeurde notulen van de vergadering van de stadsraad zijn vastgelegd.

lid 4 – schriftelijke communicatie van de stadsraad

Uitgaande stukken van de stadsraad worden vooraf gezien en voor verzending ondertekend door de voorzitter en de secretaris en in kopie als een uitgaand poststuk aan de overige leden van de stadsraad verstrekt. Alle formele correspondentie van de stadsraad geschiedt per brief, zonodig per aangetekende brief. Kopieverstrekking aan leden van het bestuur en waar dat nodig is aan derden, kan per e-mail plaatsvinden. Het dagelijks bestuur besluit over plaatsing van stukken in de pers en op de website van de stadsraad Medemblik, dit door tussenkomst van een van de leden van het bestuur die belast is met de uitvoering van het communicatieve beleid en  de ‘public relations’.

lid 5 – openbaarheid van de vergaderingen

Onder verwijzing naar het gestelde in lid 1 zijn de geplande en tevoren als zodanig publiekelijk bekend gestelde vergaderingen van de stadsraad openbaar. De voorzitter kan echter besluiten om voorafgaande  aan de openbare vergadering, zaken achter gesloten deuren voor te bespreken. De voorzitter kan eveneens besluiten om geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren te vergaderen wanneer hier zwaarwichtige redenen aan ten grondslag liggen. Een besluit hiertoe dient, voorafgaand aan de behandeling van het desbetreffende agendapunt, door een gewone meerderheid van het aantal aanwezige bestuursleden te worden aangenomen.

lid 6 – spreekrecht

Iedere inwoner van de stadskern Medemblik of belanghebbende, kan een openbare vergadering van de stadsraad bijwonen. Een ieder kan, voorafgaand aan de behandeling van een agendapunt, gebruik maken van spreekrecht. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken dient dit aan het begin van de vergadering bekend te maken.

lid 7 – orde tijdens de vergadering

De voorzitter van de stadsraad draagt zorg voor de handhaving van de orde tijdens de vergadering. Indien een bestuurslid of een toegelaten spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een ander bestuurslid of een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij of zij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien hieraan geen gevolg wordt gegeven, kan de voorzitter hem of haar gedurende de vergadering waarin het gebeurde plaatsvindt, over het aanhangige onderwerp het

woord ontzeggen. De voorzitter kan om orde van de vergadering te handhaven de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. Voor een door de voorzitter tot de orde geroepen bestuurslid geldt dat, met de instemming van de overige bestuursleden van de stadsraad, ultimo artikel 2 lid 7 onder e toepassing kan vinden.
Taak en bevoegdheden van de voorzitter

Artikel 4

De voorzitter is belast met de algemene leiding en de coördinatie van werkzaamheden binnen de stadsraad en het dagelijks bestuur. Hij/zij draagt zorg voor: goed voorzitterschap; een goede onderlinge – en externe communicatie; het (doen) uitvoeren van besluiten van de stadsraad; de  juiste toepassing en naleving van het gestelde in de statuten en het huishoudelijk reglement. De voorzitter is bevoegd tot de ondertekening van de uitgaande correspondentie van de stadsraad.
Hij/zij representeert de stadsraad in voorkomende gevallen. Voorts is hij/zij bevoegd tot delegatie aan andere bestuursleden van de stadsraad van de aan hem/haar in dit artikel opgedragen taken of onderdelen daar van.
Taak en bevoegdheden van de secretaris

Artikel 5

De secretaris is belast met de leiding over de administratieve gang van zaken binnen de stadsraad.
Hij/zij draagt zorg voor: een goede interne onderlinge communicatie en beschikbaarheid van stukken aan de overige bestuursleden; de opstelling van alle schriftelijke communicatie van de stadsraad met personen en instanties buiten de stadsraad; het tijdig oproepen en het toezenden van een agenda voor de vergaderingen; het op juiste wijze behandelen en archiveren van inkomende en uitgaande stukken;
het opstellen van notulen en vergaderverslagen; het aanmaken van dossiers en het bijhouden van het archief; de opstelling van het jaarverslag. De secretaris is bevoegd om uitgaande post (mede) te ondertekenen.
Taak en bevoegdheden van de penningmeester

Artikel 6

De penningmeester is verantwoordelijk voor het beheer van de financiële middelen en schriftelijke vastlegging van de gegevens van ontvangsten en uitgaven op een wijze die de volledigheid van de verantwoording van de ontvangsten en de rechtmatigheid van de verantwoording van de uitgaven waarborgt. Hij/zij is gehouden de vigerende richtlijnen van de gemeente Medemblik met betrekking tot de gewenste financiële verantwoording van subsidiegelden te volgen en uit te voeren; Hij/zij doet voorstellen met betrekking tot het financiële beleid van de stadsraad;  Voorts is de penningmeester  verantwoordelijk voor: het tijdig opmaken van begrotingen en financiële (jaar)verslagen;  het bewaken van het vastgestelde en toegekende budget; het gevraagd en ongevraagd rapporteren over de financiële situatie van de stadsraad.
Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten

Artikel 7
lid 1 –  onkostenvergoeding
De leden van bestuur van de stadsraad die gemaakte onkosten in redelijkheid aannemelijk kunnen maken, ontvangen voor die gemaakte onkosten een vergoeding. Gemaakte kosten worden schriftelijk gedeclareerd bij de voorzitter en waar nodig in het dagelijks bestuur dan wel in het bredere verband van vergadering van de stadsraad voor de goedkeuring daarvan besproken. Na goedkeuring worden de gemaakte onkosten door de penningmeester aan de declarant uitbetaald. Onkosten ten bedrage van euro 250,– of meer, worden voor de uitbetaling daarvan altijd in een vergadering van de stadsraad besproken.

Instelling en taak van een commissie

Artikel 8
lid 1 – instelling commissie

Een commissie wordt, indien dit in een vergadering van de stadsraad om een bepaald doel te bereiken noodzakelijk wordt geacht, ingesteld door het bestuur. Een commissie staat onder leiding van een daartoe te benoemen lid van het bestuur van de stadsraad en bestaat uit tenminste twee of meerdere personen waaronder, met instemming van het dagelijks bestuur, zonodig een of meerdere extern aan te trekken deskundigen.

lid 2 – taak commissie

Een commissie heeft tot taak om op verzoek van het bestuur een nader onderzoek in te stellen en/of informatie te verzamelen omtrent een bepaald onderwerp, waarvan dat in de stadsraad wenselijk wordt geacht, vooralsdat nadere behandeling en besluitvorming in de stadsraad kan plaatsvinden.
Vaststelling en inwerkingtreding van het huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement werd met algemene stemmen vastgesteld tijdens de vergadering van de stichting stadsraad Medemblik, op maandag 18 februari 2008 en is vanaf diezelfde datum van kracht.
de voorzitter,
M. S. Minnema
de secretaris,
H.J.C.M. Theeuwes

© Stadsraad Medemblik .
Aan de inhoud van deze site kunnen geen rechten worden ontleend.