Convenant

De gemeente Medemblik, in deze vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer Th. van Eijk, hierna te noemen ‘de gemeente’;
de stadsraad Medemblik, in deze vertegenwoordigd door de voorzitter, de heer M. Minnema, hierna te noemen ‘de dorpsraad’;
in aanmerking nemende

  • dat het gemeentebestuur het van belang acht het overleg en de communicatie tussen de bewoners in de kernen en het gemeentebestuur vorm en inhoud te geven in samenspraak met een dorpsraad;
  • dat de gevraagde en ongevraagde advisering van een dorpsraad aan het gemeentebestuur een meerwaarde kan geven aan het gemeentelijke besluitvormingsproces, respectievelijk aan de vergroting van het draagvlak van het gemeentelijk beleid en dat voor de leesbaarheid van het convenant de term ‘dorpsraad’ wordt aangehouden maar dat voor de kern Medemblik sprake is van een stadsraad, verklaren hun wederzijdse rechten en plichten in de volgende bepalingen te zijn overeengekomen:
  1. De dorpsraad kan gevraagd en ongevraagd het college, met betrekking tot uitvoeringszaken, en de gemeenteraad met betrekking tot beleidszaken, adviseren over die gang van zaken die de directe woon- en leefomgeving van de in zijn gebied woonachtige burgers betreffen. De adviezen worden gericht aan het orgaan dat op het advies beslist. Omgekeerd, bij alle zaken die door het college of de gemeenteraad voor nadere advisering worden voorgelegd aan de dorpsraad, wordt ter informatie altijd de (vervolg)procedure vermeld.
  2. Indien door het college een beslissing wordt genomen over een door de dorpsraad uitgebracht gevraagd dan wel ongevraagd advies wordt de dorpsraad over deze beslissing schriftelijke gei”nformeerd, eventueel wordt de dorpsraad vooraf gehoord.
    Over de beslissing van de gemeenteraad over de door middel van het spreekrecht in de vergadering van de gemeenteraad en de raadscommissievergadering(en), respectievelijk aan de gemeenteraad uitgebrachte gevraagde en ongevraagde adviezen, wordt de dorpsraad zo spoedig mogelijk geinformeerd.
  3. Het college heeft kennis van hetgeen in de statuten van de dorpsraad is bepaald (samenstelling dorpsraadbestuur, verkiezing, benoeming, besluitvorming, functieverdeling en zittingsperiode van bestuursleden, openbaarheid, frequentie, agendering en verslaglegging van dorpsraadvergaderingen). Door het college worden deze statuten beoordeeld alvorens zij besluit met de dorpsraad een
    convenant aan te gaan. Indien de dorpsraad besluit tot wijziging van de statuten legt zij dit ter beoordeling aan het college voor. In de samenstelling van de dorpsraad dient een zo breed mogelijk draagvlak c.q. representatie van de samenleving in de betreffende dorpskern tot uitdrukking te komen.
  4. De dorpsraad verplicht zich tot het houden van minstens twee openbare vergaderingen per kalenderjaar. Bij het opstellen van adviezen moet de dorpsraad de dorpsgemeenschap betrekken.
  5. De dorpsraad draagt er zorg voor dat van de vergaderingen een verslag wordt gemaakt. Dit verslag, evenals de agenda, wordt tijdig ter kennisgeving aan het college verstrekt. Binnen twee maanden na haar jaarlijks te houden jaarvergadering doet de dorpsraad aan het college en de gemeenteraad verslag van de in de afgelopen periode ontplooide activiteiten. Dit verslag wordt vergezeld van de financiEHe afrekening over het verslagjaar.
  6. Raadsleden en leden van het college kunnen geen lid van het bestuur, commissies, dan wel andere adviserende organen vanuit de dorpsraad zijn. Leden van de dorpsraad beogen niet de verwezenlijking van de doelstellingen van een politieke partij in de besluitvorming binnen de dorpsraad na te streven.
  7. Aan de dorpsraad wordt per kalenderjaar – voor het eerst vanaf 1 januari 2008 – met inachtneming van de geldende gemeentelijke subsidieregels, het volgende budget toegekend:
    a. een vaste component ten behoeve van • de zaalhuurkosten ad € 375,– evenals  voor opleiding/training van de dorpsraadsleden € 490,–
    b. een variabele component als budget voor organisatiekosten, zoals publicteit, organisatie,inspraakavonden en secretariaat, afhankelijk van het aantal inwoners van de desbetreffende dorpskern(en), te weten:

    • <1.000 inwoners € 490,–
    • >1.000 en <1.500inwoners € 750,–
    • >1.500 en <2.000 inwoners € 985,–
    • >2.000 en <2.500 inwoners € 1.240,–
    • >2.500 en <5.500 inwoners € 1.500,–
    • >5.500 inwoners € 1.800,–

    Bovenstaande bedragen worden jaarlijks, voor het eerst op 1 januari 2009, bijgesteld conform de CBSConsumenten Prijs Index.

  8. Ter verzekering van een wederzijdse goede en juiste communicatie, afstemming en terugkoppeling, wordt door het dorpsraadbestuur een contactpersoon gemachtigd die de (formele) communicatie met de gemeente onderhoudt en als aanspreekpunt fungeert. Deze vertegenwoordiger van de dorpsraad kan zich in de vergaderingen met het college Laten bijstaan door derden.
  9. Door het college wordt een kernconsulent aangewezen die de dorpsraadzaken bij het betrokken bestuursorgaan respectievelijk de ambtelijke organisatie aanhangig maakt en bewaakt.
  10. Twee maal per jaar is er een bijeenkomst van de gezamenlijke dorpsraden, het college en de kernconsulent. Daarnaast is er een maal per jaar een bijeenkomst van de gezamenlijk dorpsraden met de gemeenteraad. Hierbij vaardigt elke dorpsraad maximaal 2 personen af. De gezamenlijke dorpsraden zorgen per toerbeurt voor de uitnodigingen van genoemde bijeenkomsten, stellen de agenda op en dragen tevens zorg voor de notulering. Indien daartoe aanteiding bestaat wordt tijdens de bijeenkomst met het college de onderlinge communicatie tussen de dorpsraden en de kernconsulent geevalueerd.
  11. Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Tenminste een maand voor het einde van de lopende zittingsperiode van het college wordt op initiatief van de gemeentelijke contactpersoon ‘dorpsraden’ de wisselwerking tussen de dorpsraden en het college geevalueerd.

Aldus overeengekomen te Medemblik, d.d. 19 september 2008.

© Stadsraad Medemblik .
Aan de inhoud van deze site kunnen geen rechten worden ontleend.